Enlace temporal, nube o adjunto: cuál usar
Las tres formas más habituales de entregar un archivo resuelven problemas distintos. Elegir según la situación, y no por costumbre, evita rehacer trabajo y exposiciones innecesarias.
Enlace temporal
Es la opción para entregas puntuales: mandar un presupuesto en PDF, mostrar una grabación de pantalla a soporte, pasar las fotos de un evento. Nadie necesita cuenta, el destinatario lo abre en el navegador y el archivo desaparece solo al vencer el plazo.
La caducidad automática es una ventaja práctica: no acumulas archivos olvidados ni tienes que acordarte de revocar accesos. En fstmp el plazo es de 30 días y el límite es de 100 MB por archivo.
Almacenamiento en la nube
Los servicios con cuenta tienen sentido cuando el archivo sigue vivo: documentos editados por varias personas, carpetas de proyecto, historial de versiones y permisos distintos para cada participante.
También son la elección para archivos de varios gigabytes y para todo lo que deba seguir disponible durante meses o años. El coste es la administración: hay que organizar carpetas, revisar quién tiene acceso y gestionar el espacio contratado.
Adjunto de correo
El adjunto sigue siendo la mejor forma de enviar archivos pequeños que deben quedar registrados junto a la conversación, como contratos firmados y justificantes. El mensaje y el archivo permanecen juntos en la bandeja de ambas partes.
Sus límites son el tamaño, normalmente entre 20 y 25 MB por mensaje, y el hecho de que cada respuesta con el adjunto multiplica las copias.
Cómo decidir
Pregunta primero durante cuánto tiempo necesita el archivo el destinatario. Si la respuesta es unos días, basta el enlace temporal. Si es indefinidamente, usa la nube o el correo.
Después pregunta quién puede verlo. Un enlace funciona para cualquiera que lo reciba; cuando el acceso debe limitarse a personas concretas, usa un servicio con inicio de sesión.
Por último, considera si alguien va a editarlo. La edición conjunta pide nube; la entrega de un archivo terminado no.
Errores comunes
Tratar un enlace temporal como copia de seguridad es el más frecuente: el archivo caduca y el original debe seguir contigo. También ocurre lo contrario, cuando carpetas en la nube quedan abiertas a cualquiera con el enlace mucho después de terminar el trabajo.